Quem já trabalhou numa empresa tem de reconhecer alguma empatia por todos os RH's deste país. Mesas cheias de papelada, 30 mil abas abertas em artigos sobre fiscalidade e folhas de excel que não acabam... Quem trabalha em RH sabe que tudo isto é verdade, mas que há soluções. 

O software de RH como o da factorial HR – que permite às equipas de RH desempenhar funções e tarefas essenciais electronicamente, com algum grau de automatização – aumenta normalmente a produtividade e a eficiência das equipas de RH, dos gestores de linha e dos colaboradores. Mas ao questionar por que razão o software de RH é importante, também vale a pena considerar as formas mais amplas pelas quais os sistemas de RH podem acrescentar valor ao negócio.

Para que serve este software? Bem, tudo seria feito automaticamente e de forma mais controlada. Todas as informações inseridas (cargo, salário, moradas, informações de férias e ausências, etc.) estão armazenadas num único local. Esqueça as tabelas de excel ou as Google Sheets. Se for um trabalhador de RH pode dizer ‘adeus’ ao caos de informações porque tudo ficará mais simples. Venha daí que vai perceber tudo ao detalhe.

Por que o software de RH é importante

O software de RH é importante para manter a privacidade e a segurança dos dados dos colaboradores como por exemplos as moradas e os dados bancários. O software de RH é também importante para permitir a expansão das empresas em crescimento – para que os gestores e administradores possam automatizar o máximo possível de funções básicas e concentrar os seus esforços em tarefas mais importantes. Um software de RH que oferece acesso de self-service para os colaboradores permite-lhes cuidar dos seus próprios dados, enviar pedidos de ausência e monitorizar o seu desempenho, por exemplo.

Os benefícios estratégicos do software de RH

À medida que as organizações crescem, as equipas de RH e a liderança sénior precisam de ter maior visibilidade da sua força de trabalho para que possam tomar as decisões certas. O software de RH pode fornecer esta visão geral e também permitir o crescimento, a produtividade e o desempenho – permitindo que os RH actuem como um parceiro estratégico para outras funções de negócio e se concentrem em proporcionar uma excelente experiência aos colaboradores.

Ao conseguirem encontrar, analisar e reportar facilmente dados pessoais, as equipas de RH (e os líderes seniores que apoiam) podem tomar decisões mais inteligentes, estratégicas e mais oportunas – ajudando, como resultado, a melhorar a reputação dos RH dentro da organização em geral.

O RH de self-service dá aos colaboradores o poder de gerir e actualizar as suas informações pessoais, solicitar férias e registar ausências. Este nível de responsabilidade pode ajudar os colaboradores a sentirem-se valorizados, aumentando a produtividade, o desempenho e a retenção de colaboradores.

Investir em software de RH que seja fácil de utilizar, directo e acessível em dispositivos móveis pode ajudar os colaboradores a envolverem-se melhor em processos como a avaliação e a definição de objectivos – actividades que contribuem para um melhor desempenho organizacional e para uma maior retenção de colaboradores talentosos.

Sem o software de RH, os dados pessoais podem estar em risco. O aumento do trabalho híbrido e remoto levou a um aumento dos ataques cibernéticos – colocando em risco os dados das suas pessoas. O software de RH – especialmente aqueles sistemas que suportam a autenticação de dois factores – irá ajudá-lo a proteger-se de forma mais eficaz contra possíveis ataques e a proteger informações confidenciais.

Como o software de RH automatiza os processos e melhora a eficiência

Os profissionais de RH, gestores de linha e outros colaboradores podem poupar tempo em tarefas manuais e trabalhosas graças ao software de RH – como o factorial RH – que agiliza os fluxos de trabalho e automatiza tarefas e processos, dando-lhes mais tempo para se concentrarem nas actividades e iniciativas que realmente importam.

Um processo organizacional que pode realmente beneficiar do software de RH é o recrutamento. Os sistemas de rastreio de candidatos (ATS) agilizam o processo de contratação através de e-mails automatizados, perguntas de rejeição automática e agendamento de entrevistas por self-service, tornando mais fácil e rápida a contratação dos candidatos certos. Saiba mais sobre como integrar o software de RH e recrutamento.

Se investir num software de RH que se integre com outras aplicações de terceiros, poderá automatizar ainda mais o processo de recrutamento. Por exemplo, a tecnologia de inteligência artificial (IA) pode combinar anúncios de emprego com candidatos mais adequados para a sua organização com base em palavras utilizadas nas descrições de funções e nos currículos. Sem software especializado, as organizações – especialmente aquelas que estão a crescer rapidamente ou a contratar em grande volume – ficarão rapidamente atoladas em processos de contratação que exigem muita mão-de-obra.

O software de RH também pode ajudar a fortalecer a relação entre as equipas de RH e de processamento de salários. Com o software integrado de RH e de processamento de salários, os detalhes de novas contratações, saídas ou mudanças são automaticamente transferidos do sistema de RH para o software de processamento de salários – eliminando a necessidade das equipas de RH e de processamento de salários realizarem trabalho administrativo adicional, bem como mitigando os riscos ou transferência manual de dados.

Tudo pode ser mais fácil com um software de RH, apenas precisará de convencer o CEO - algo que certamente não será difícil.