Tal como os trabalhadores a conta de outrem, também os trabalhadores independentes têm obrigações perante a Autoridade Tributária e a Segurança Social. Este ‘Explicador’ elenca que obrigações são estas e como cumpri-las.

Trabalhador independente

O trabalhador independente tem diversas obrigações fiscais e contributivas, sendo que, ao contrário de um trabalhador a conta de outrem, é o próprio trabalhador independente que está responsável pelo cumprimento destas obrigações, dentro de prazos específicos. Tudo começa com a abertura da actividade.

Abrir actividade

É possível comunicar ao fisco que foi iniciada actividade independente presencialmente ou pela Internet, através do Portal das Finanças. Os trabalhadores independentes podem ser enquadrados em dois regimes, o simplificado ou o de contabilidade organizada. São automaticamente colocados pela Autoridade Tributária (AT) no primeiro modelo, enquanto o valor anual ilíquido de rendimentos for inferior a 200 mil euros. Acima deste valor, são obrigados a ter contabilidade organizada o que implica a contratação de um Técnico Oficial de Contas (TOC), responsável pelas interacções com o Fisco.

Emissão de faturas

Quando termina a prestacção de um serviço, o trabalhador independente é obrigado a emitir uma factura, o chamado recibo verde. As facturas são emitidas através do Portal das Finanças, com a opção de a guardar em formato PDF e enviar para o cliente.

Retenção na fonte

Tal como os trabalhadores por conta de outrem, os independentes também devem fazer retenção de IRS na fonte. A menos que, no ano anterior, tenham obtido rendimentos inferiores a 13.500 euros, quando a retenção na fonte se torna opcional. Quando os rendimentos não atingem o mínimo de existência, o contribuinte fica isento de IRS. Em 2024, o valor do mínimo de existência é de 11.480 euros. Quando há retenção na fonte, uma parte do valor facturado é retida pelo cliente, que a entrega diretamente ao Estado.

IVA

Se o trabalhador independente facturou, ou prevê facturar num ano, mais de 14.500 euros, terá de cobrar IVA aos seus clientes, entregando-o depois à AT. Em 2025, o limite para a isenção de IVA sobre para 15 mil euros. Em contrapartida, pode deduzir o imposto suportado em compras relacionadas com a sua actividade profissional. O processo é feito online, através do Portal das Finanças.

Além disso, deve submeter a declaração trimestral periódica do IVA até ao 20.º dia do segundo mês após fecho do trimestre, concretamente Fevereiro, Maio, Setembro e Novembro. Depois de apurado o montante do IVA, o pagamento deve ser feito até ao dia 25 do segundo mês seguinte ao trimestre a que diz respeito. Caso tenha optado pelo regime mensal, ou o volume de negócios seja superior a 650 mil euros anuais, a entrega é feita até ao dia 20 do segundo mês seguinte àquele a que respeitam as operações. Neste caso, o IVA deve ser pago até ao 25º dia do segundo mês.

Justificar despesas

Uma das particularidades do IRS dos trabalhadores independentes está relacionada com as despesas. Para os independentes enquadrados no regime simplificado que exerçam as actividades previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º do CIRS, apenas 75% dos rendimentos estão sujeitos a imposto. A AT assume que os restantes 25% equivalem a encargos inerentes à actividade.

Ainda assim, se obtiver rendimentos superiores a 27.360 euros, é necessário justificar essas despesas. Caso contrário, verá o rendimento tributável aumentar e pode acabar por pagar mais IRS. Basta, contudo, justificar o equivalente a 15% do rendimento anual bruto com despesas profissionais.

As despesas devem ser comprovadas por facturas com o número de contribuinte ou outros documentos comunicados à AT. Ao validarem as suas facturas, os trabalhadores independentes devem indicar quais as despesas realizadas no âmbito profissional, e se estão total ou parcialmente ligadas à actividade.

Declaração de IRS

A declaração de rendimentos dos trabalhadores independentes tem os mesmos prazos e procedimentos da dos trabalhadores por conta de outrem. É submetida online, entre 1 de Abril e 30 de Junho de cada ano. Os trabalhadores independentes com rendimentos da categoria B (regime simplificado) devem preencher o Anexo B. Os trabalhadores com regime de contabilidade organizada preenchem o Anexo C, sendo que a declaração deve ser entregue pelo contabilista.

Em cada declaração de rendimentos, os trabalhadores de rendimentos devem entregar o seu anexo SS. Esta declaração identifica as entidades contratantes de cada trabalhador economicamente dependente, assim como a sua obrigação contributiva. Esta declaração é crítica para a protecção social do trabalhador a recibos verdes. Nomeadamente, nos casos em que cessa actividade. Sem esta declaração, não pode aceder ao subsídio de desemprego.

A obrigação de preenchimento do quadro 6 do anexo SS, onde se apresentam as entidades contratantes, visa os trabalhadores que prestam serviços (a pessoas colectivas e singulares com actividade empresarial, desde que não seja a título particular); que estejam sujeitos à obrigação contributiva com rendimento anual igual ou superior a 6 vezes o valor do IAS; que obtenham mais de 50% dos seus rendimentos de uma única entidade adquirente.

Obrigações contributivas

Os trabalhadores independentes têm de declarar os rendimentos obtidos à Segurança Social e pagar a contribuição correspondente, garantindo assim proteção na velhice, doença, desemprego ou parentalidade. A inscrição é feita automaticamente, quando a AT comunica à Segurança Social o início de actividade.

A partir desses dados, a Segurança Social faz a inscrição do trabalhador e o enquadramento no Regime dos Trabalhadores Independentes, mesmo que se encontre em condições de isenção de pagamento de contribuições. No início da actividade, o trabalhador independente, tem 12 meses de isenção de contribuições para a Segurança Social.

Os trabalhadores independentes devem declarar trimestralmente os seus rendimentos à Segurança Social, através da Segurança Social Direta. A declaração deve ser entregue até ao último dia de Janeiro, Abril, Julho e Outubro, indicando os rendimentos obtidos nos 3 meses anteriores. Se a declaração trimestral não for entregue, o trabalhador pode ter de pagar uma multa entre os 50 e os 250 euros.

Com base nos rendimentos da última declaração trimestral, é determinado quanto vai pagar mensalmente de contribuições ao longo dos 3 meses seguintes. Este cálculo é feito tendo em conta o rendimento relevante, correspondente a uma percentagem do que faturou, percentagem que varia consoante o tipo de actividade. O pagamento desta contribuição deve ser feito entre 10 e 20 de cada mês.

Se no ano anterior o trabalhador independente entregou pelo menos uma declaração trimestral, em Janeiro tem de apresentar a declaração anual. Aqui tem a possibilidade de corrigir as declarações entregues no ano anterior ou de entregar alguma em falta.

Seguro de acidentes de trabalho

Os trabalhadores independentes são obrigados, por lei, a ter um seguro de acidentes de trabalho. Contratado pelo próprio trabalhador o seguro é, na generalidade, semelhante ao seguro do trabalhador por conta de outrem. O objectivo é garantir que, em caso de acidente de trabalho, os trabalhadores independentes e os seus familiares têm direito às respectivas indemnizações.

ATGo

A ATGo é uma aplicação móvel gratuita, da Autoridade Tributária, disponível para iOS e Android. Disponibiliza ao utilizador a possibilidade de efectuar operações e consultar os dados da actividade profissional, como a emissão ou anulação de facturas, faturas-recibo ou recibos; criação de templates relativos aos documentos emitidos; partilha dos comprovativos; e classificar ou reclassificar despesas.

Fonte: Caixa Geral de Depósitos