Hoje, vou falar de um tema que considero importante no alcance de um bem-estar muito melhor ao ser humano: “A gestão do nosso tempo”. Isto aplica-se à vida profissional e pessoal. Sabemos disso.

O tempo é sempre o mesmo, nós passamos por ele e não ao contrário e, devido a um conjunto de factores, acabamos muitas vezes por não saber gerir o tempo e as tarefas diárias.

Corremos muito no nosso dia. É preciso parar e criar melhores alternativas para a gestão do nosso tempo.

Lembro-me, tem anos, na rádio, um psicólogo da nossa Ilha, dizer que uma das causas para uma depressão era ter nos nossos dias, muitas tarefas por realizar. Uma lista grande de coisas.

Não realizando muitas dessas tarefas, entrávamos na ansiedade, no nervosismo, na irritação, dia após dia, a caminho da depressão. Enfim...comigo passava-se o mesmo e ainda hoje, menos, assim acontece.

Nos artigos que semanalmente apresento na plataforma do Diário de Notícias, hoje entendi falar na gestão do tempo.

Assim, apresento algumas sugestões sobre este assunto: como OTIMIZAR O NOSSO TEMPO.

É óbvio, que já ouvimos falar na importância de saber como optimizar o nosso tempo.

E quando somos donos do próprio negócio, é o meu caso, somos responsáveis por diversas tarefas, muitas delas muito importantes. É preciso despender muita energia em actividades mais estratégicas que geram valor para a empresa, o cliente e potencializam o sucesso do nosso negócio.

Contudo, existe uma série de actividades “chatas” - burocráticas e administrativas que devem ser realizadas para garantir o bom funcionamento da empresa e o cumprimento da legislação e das demais exigências.

Acontece, que podemos nos sentir perdidos e sobrecarregados. Dessa forma, é importante que se invista em estratégias eficientes para garantir a maior produtividade, focando-se no core business do negócio e não apenas em actividades administrativas.

Vou apresentar algumas dicas para aprendermos a optimizar o nosso tempo.

1. Seja objectivo naquilo que quer:

Ainda antes de começar a organizar as suas actividades, é fundamental que você entenda muito bem as razões de realizar cada uma das tarefas. Ou seja, tenha clareza no seu propósito.

Perceba, quais são as suas reais motivações, os seus objectivos de vida e aonde você quer chegar. Faça uma revisão a tudo que você tem que fazer e, inclusive, à sua empresa como um todo. Compreenda como cada uma das actividades auxilia na jornada pelo seu propósito e no sucesso do negócio, priorizando aquelas que geram mais resultados.

2. Organize as suas rotinas:

Devemos ter uma rotina bem organizada, com horários definidos para: dormir, acordar, fazer as refeições, trabalhar e, inclusive, realizar actividades físicas e de lazer.

Portanto, comece organizando essa rotina diária de forma a entender qual é o melhor momento para cada uma dessas actividades.

Não existe uma regra pré-definida, absoluta. O que você pode fazer é observar o seu próprio corpo e investir no autoconhecimento, identificando os melhores horários para a realização das actividades diárias, levando em consideração, é claro, as responsabilidades que envolvem as outras pessoas.

Podemos criar um planeamento para cada um dos dias da semana, organizando a nossa rotina em grandes blocos de tarefas que devem ser realizadas nos horários pré-determinados.

3. Defina as metas e caminhos para alcançá-las:

Outra dica para optimizar o seu tempo é ter metas bem definidas. Portanto, faça revisões às suas actividades e responsabilidades e estabeleça metas que devem ser avaliadas periodicamente. Também trace estratégias para alcançar cada uma delas, entendendo qual a melhor forma de realizar essas actividades com qualidade e eficiência.

4. Crie as são suas principais distracções:

Um dos grandes vilões da produtividade são as distracções. Elas podem ser de diversos tipos, como redes sociais, leitura de artigos na internet, conversas com amigos e familiares, entre outros. Cada pessoa é mais susceptível a uma delas e, por isso, é importante que você identifique a que tem maior impacto na sua vida.

A partir disso, crie estratégias eficientes para fugir das distracções e conseguir manter o foco nas suas actividades.

5. Delegue mais:

Outro ponto importante para optimizar o seu tempo é aprender a delegar tarefas. Passar tarefas aos outros, mas não a todos. Apesar de parecer simples, delegar pode ser mais difícil do que imagina. Isso porque cada um tem um jeito próprio de realizar as actividades e, por causa disso, pode existir uma insegurança em relação a deixar que outra pessoa faça isso por você.

Para que essa estratégia funcione, é preciso que você confie nas pessoas ao seu redor. Além disso, entenda quais são as melhores habilidades de cada pessoa, de forma a delegar conscientemente as actividades para quem for mais capacitado para se responsabilizar.

6. Faça pausas estratégicas:

Muitas pessoas acreditam que a melhor forma de optimizar o tempo é realizar muitas actividades durante todo o dia, só parando quando terminar todas elas. É um erro, EU SINTO ISSO. Uma vez que, quando não se realiza pausas estratégicas, sente-se mais cansado e desgastado, o que reduz a sua produtividade.

Portanto, separe alguns momentos ao longo da jornada de trabalho diária para descansar ou realizar outras actividades mais relaxantes. Uma boa forma de fazer isso é utilizar a técnica Pomodoro, que consiste em trabalhar por 25 minutos sem interrupções e, após esse tempo, fazer uma pausa de 5 minutos.

7. Os imprevistos:

Outro problema da produtividade surge quando as pessoas enchem as suas agendas todos os dias, sem deixar nenhum espaço para imprevistos. Assim, quando algo ocorre, todas as actividades ficam comprometidas e você termina o dia com a sensação de que não conseguiu alcançar as suas metas. Atenção, aos inícios da DEPRESSÃO.

Portanto, abra espaço para imprevistos. Deixe alguns blocos de tempo livres ao longo do dia, de maneira estratégica, permitindo certa flexibilidade na sua agenda.

8. Mantenha o ambiente organizado:

O ambiente no qual você realiza as suas actividades também influencia directamente na sua produtividade. Afinal, é importante que você encontre tudo o que precisa rapidamente, sem a necessidade de perder tempo procurando por documentos ou outros materiais.

Assim, é uma excelente ideia manter o ambiente organizado. Deixe à vista aqueles objectos que você utiliza com frequência, como agenda e o telemóvel. Além disso, separe locais específicos para armazenar documentos ou outros materiais que não são utilizados todos os dias, identificando o local indicado para cada um deles.

9. Utilize a tecnologia a seu favor:

Por fim, saiba que a tecnologia pode ser a sua maior aliada na hora de optimizar o tempo. Isso porque existe uma série de ferramentas e aplicativos para organização da sua agenda e das actividades diárias, permitindo que você produza mais e não perca nenhum compromisso importante.

Nesse aspecto, dê preferência às ferramentas que contem com automação. Ou seja, utilize tecnologias que enviam e-mail automaticamente, geram lembretes e organizam o seu calendário de actividades sem a necessidade da sua intervenção directa. Com isso, você tem mais tempo livre para investir no que realmente importa.

Saber como optimizar o tempo é essencial para garantir o seu sucesso profissional.

Não esqueça, é preciso que você crie estratégias eficientes, capazes de permitir que você realize todas as suas actividades e consiga focar no que realmente importa, ou seja, no core business do seu negócio.

Portanto, siga estas dicas e gere cada vez mais resultados.

A vida pessoal também melhora, a família ganha com isso e fundamentalmente a pessoa ganha outras energias.

Saber gerir o tempo e as tarefas muitas vezes dependem de nós.

Aqui ficam algumas dicas, como gerir melhor o nosso tempo e as nossas tarefas que temos no nosso dia. O tempo é sempre o mesmo.

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