Hoje debruço-me no papel que um BOM contabilista deve ter junto dos empresários e na sociedade actual.

Fruto de vários anos ligado ao mundo contabilístico, à formação e ao meio empresarial, digo e afirmo que o papel do bom contabilista é olhar para as contas dos negócios com regularidade e levar a contabilidade, instrumento útil para a gestão ao seu cliente, homem de negócios. Este, por seu lado, deve reconhecer o importante papel que o seu contabilista tem na sua organização e valorizá-lo. É uma relação que se quer muito próxima, pois ambos devem saber trabalhar em equipa, com objectivos definidos e metas alcançáveis.

Com competências em várias matérias da gestão, este profissional deve alertar, informar, sensibilizar, educar, ouvir e não ter receio em mostrar ao cliente as práticas e procedimentos menos correctos tidos pelos empresários que muitas vezes lesam os interesses da empresa e de terceiros.

Esqueçam aqueles que pensam que o bom contabilista é aquele que sabe preencher modelos e vive para os modelos e que sabe as técnicas para “fugir aos impostos”. Normalmente, estes trazem problemas no futuro ao cliente e à sociedade. Que sabem os artigos de cor. Mas falar das actividades, dos números que as suportam e perceber as decisões tomadas com influência nas actividades, já apresentam dificuldades.

Hoje, um bom contabilista trabalha várias áreas da gestão, a financeira, os estudos, os projectos, a formação, a fiscalidade, empreendorismo, a informática, enfim, muitas mais que fazem crescer ainda mais os negócios e criam valor às empresas.

É simplesmente uma tarefa importante, entre outras, preencher modelos, mas não acarreta grande valor à cadeia de valor do negócio e do cliente. Eles preferem uma reunião simples, com informação precisa e útil dos seus negócios, do que modelos e mais modelos XPTO.

O profissional deve ser homem íntegro, com bom carácter e conhecedor de matérias na área da gestão, aplicando os seus conhecimentos no apuramento correcto dos números, dos factos patrimoniais, possuir idoneidade, compreender contabilidade e usar a técnica e a ciência contabilística, numa mistura que eleva a importância da contabilidade num sociedade actual e no mundo das empresas. Ora, uma das áreas mais importantes para a saúde de um negócio é, curiosamente, a contabilidade e um bom contabilista. Apresento algumas dicas que devem seguir antes de contratar um bom contabilista. Estas dicas não são minhas, mas aceito-as, fazem sentido e passo a transcrever na íntegra. Vejam o que pensam os brasileiros nesta matéria:

“Contratar os serviços de um contabilista não é uma opção, como muitos donos de pequenas e médias empresas podem pensar. Essa é uma obrigação legal para a grande maioria das empresas. O que está ao alcance de qualquer empreendedor, portanto, é escolher entre um bom e um mau profissional. Para chegar ao contabilista ideal, é preciso entender, primeiro, o que se espera desse prestador de serviço. Apenas a função burocrática? Alguém que ajude a fazer um planeamento tributário para se pagar menos impostos? Ou um parceiro que dê suporte ao empreendedor em suas decisões financeiras?

Com isso em mente, a escolha ficará mais fácil. “A relação com a burocracia envolvida no pagamento de impostos, todos os escritórios oferecem”, afirma Edgard Cornacchione, presidente do conselho curador da Fipecafi (Fundação Instituto de Pesquisas Contábeis, Atuariais e Financeiras). “O que poucos podem proporcionar é a capacidade de entender o negócio, o cenário económico e as oportunidades que vêm pela frente.”

Toda a empresa precisa de um contabilista? Sim. A escrituração contabilística de uma empresa deve ficar sob responsabilidade de um contabilista legalmente habilitado, com registo na Ordem dos Contabilistas Certificados, caso Português. Para obter tal registo, o profissional deve contar com formação técnica ou curso superior em contabilidade e ou gestão.

Qual a melhor forma de escolher? A recomendação de Marcelo Nakagawa, professor de empreendedorismo do Insper, é pedir indicação para outros empreendedores. “Fale com cinco ou seis donos de pequenas empresas e pergunte quem faz a contabilidade para eles”, diz Nakagawa. Nesse contacto, será possível saber se estão satisfeitos com o escritório, que tipo de serviço recebem, quanto pagam e como é a comunicação com esse contador”.

Também é importante perguntar se o atendimento é feito por e-mail, WhatsApp ou telefone e se os empreendedores conseguem falar com o responsável pela contabilidade da empresa sempre que necessitam. Depois disso, Vucinic, do Sebrae-SP, sugere uma “visita à sede desses escritórios para verificar a organização do local e a quantidade de funcionários..”

É importante que o contabilista tenha experiência com outras empresas no seu ramo de actuação? Sim. Segundo, diz Nakagawa, do Insper, dependendo da área em que a empresa actua, o contador terá que fazer cálculos bastante específicos para garantir um bom planejamento tributário. Além disso, o ideal é que o escritório conheça as leis, se há substituições tributárias aplicáveis e os incentivos fiscais para o sector.

Quais são os principais serviços oferecidos por um contador? Todo o contador fará, pelo menos, o serviço básico de contabilidade. Nessa lista devem entrar abertura e fechamento de empresa, elaboração do contrato social, cálculo dos tributos, emissão das guias de impostos, pró-labore dos sócios, envio do imposto de renda anual da pessoa jurídica e relatórios contábeis (como balanço patrimonial e demonstração de resultados). Mas a função do contador pode ir muito além das obrigações burocráticas com o Fisco e a Junta Comercial.

“Um bom profissional pode ajudar a empresa desde o seu nascimento”, diz Edgard Cornacchione, presidente do conselho curador da Fipecafi. Ele pode actuar como uma espécie de consultor ao apontar a necessidade de recursos financeiros, analisar o nível de endividamento e fazer a gestão de riscos. Pode, ainda, produzir a folha de pagamento e orientar o empreendedor sobre a forma correcta de contratar, gerir e demitir funcionários, para evitar eventuais passivos trabalhistas. Seja qual for a amplitude dos serviços contratados, é importante que tudo esteja devidamente registado em contrato. Nesse documento devem constar os serviços que o contador promete entregar e seus respectivos valores.

O contador tem alguma responsabilidade legal? Ele pode responder judicialmente, caso cometa erros em algum aspecto da contabilidade. Os problemas mais comuns são a falta de pagamento de algum imposto (porque a guia não foi gerada, não foi gerada correctamente ou simplesmente porque o contador responsável pelos pagamentos não os efectuou). Nesses casos, é preciso lembrar que, na prática, quem será accionado primeiro pela falha — o não pagamento de um tributo, por exemplo — é o dono da empresa e não o seu contador. “Em um segundo momento, caso seja possível provar que a situação é consequência de uma falha ou da má fé do escritório de contabilidade, o empresário poderá accionar o profissional judicialmente”, afirma Vucinic, do Sebrae-SP.

O pagamento de impostos deve ficar a cargo do contador? Depende. Se o empresário tiver tempo para efectuar ele mesmo os pagamentos, sem dúvida isso é o mais seguro a ser feito. Mas talvez essa opção seja viável apenas para empresas bem pequenas, que pagam até cinco tributos por mês. “Uma quantidade muito superior a essa pode demandar muito tempo do empresário, o que pode acabar tomando horas que deveriam ser dedicadas a estratégia e ao dia a dia do negócio”, diz Nakagawa, professor do Insper.

Caso o dono da empresa opte por terceirizar o pagamento dos impostos, é importante que isso seja feito com um contador de sua confiança. Além disso, há escritórios de contabilidade que disponibilizam os recibos de pagamento online, numa espécie de intranet ou até em um ambiente na nuvem. Ali o empreendedor pode checar se todos os pagamentos foram feitos correctamente.

É importante entender de contabilidade para obter um bom serviço? Sim. “É claro que o empreendedor não precisa ser um especialista no assunto, mas conhecer alguns termos e obrigações legais relacionados à contabilidade da empresa ajudarão, sem dúvida, a exigir uma qualidade superior no serviço prestado”, diz Cornacchione, presidente do conselho curador da Fipecafi. Também vale a pena familiarizar-se com os regimes de tributação e a alíquota cobrada da sua empresa, além de conhecer os benefícios fiscais do seu sector. Entender alguns conceitos também é importante. Para começar, é preciso saber claramente a diferença entre despesa e custo (a despesa é o gasto com bens e serviços relacionados à manutenção da empresa e à obtenção de receita, entre eles aluguer, salários e telefone; o custo é a soma dos gastos necessários para produção ou realização de um bem ou serviço). Outra informação que o empreendedor deve dominar é a entrada e saída de dinheiro da empresa, o tal fluxo de caixa, que também deve ser enviado ao contador todos os meses.

Qual a importância dos softwares de gestão? Na correria do dia-a-dia, muitas vezes torna-se difícil fazer registo de tudo. Daí a importância de um bom software de gestão. “A tecnologia é capaz de automatizar boa parte dos processos”, diz Cornacchione, da Fipecafi. Chamados de ERP, esses softwares organizam as movimentações financeiras, registam as vendas, controlam o stock e ainda podem ser integrados à emissão de nota fiscal electrónica. Em alguns casos, as empresas possuem sistemas interligados com os contadores, de forma que eles recebam as informações registadas no software de gestão automaticamente.

Para que tipo de empresa funcionam os novos serviços de contabilidade online? De uns tempos para cá, surgiram startups que se propõem a ser uma espécie de contador online. Seus serviços básicos são iguais aos de um escritório tradicional. A diferença é que a interface entre contador e cliente é feita pela internet (chat ou e-mail). O uso do telefone pode acontecer, mas é excepção. “Esses novos modelos de negócio podem ser interessantes para donos de empresas de baixa complexidade, com poucos lançamentos e previsibilidade no papel contábil”, diz Nakagawa, do Insper. Isso porque companhias que prestam diferentes serviços, e com isso têm registos tributários diversificados, podem não se adequar a esse sistema.

Aqui ficam algumas boas dicas quanto ao papel de um bom contabilista e a sua relação com o empresário. Usem a contabilidade para informar-vos do estado do vosso negócio e a utilizem como uma boa técnica de previsão de dados económicos e financeiros para o futuro dos vossos negócios.

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